-
G1-1
-
2-26
W spółkach Grupy PZU, polskich i zagranicznych, obowiązują odrębne procedury zgłaszania nieprawidłowości1. Pracownicy są informowani o obowiązujących normach postępowania m.in. na szkoleniach on-boardingowych dla nowo zatrudnionych, w ramach e-learningu oraz podczas szkoleń stacjonarnych i w formule online.
W PZU i PZU Życie funkcjonuje System Zgłaszania Nieprawidłowości (Whistleblowing System), który umożliwia pracownikom i podmiotom współpracującym z PZU zgłaszanie nieprawidłowości , które mogą zostać uznane za niezgodne z przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi lub standardami postępowania, w tym normami etycznymi przyjętymi przez Spółkę. Informacje mogą być przekazywane zarówno imiennie, jak i anonimowo.
Obowiązująca „Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU SA oraz PZU Życie”, w każdym przypadku, zapewnia zgłaszającym poufność, dyskrecję i ochronę danych osobowych. Pracownik, który w dobrej wierze zgłasza potencjalną nieprawidłowość, nie jest zagrożony sankcjami, nie ponosi też żadnych konsekwencji w zakresie stosunku pracy z powodu takiego zgłoszenia. System Zgłaszania Nieprawidłowości wspiera stosowanie w PZU standardów etycznych i zarządzanie ryzykiem im towarzyszących.
Zgłoszenia przekazane przez klientów podlegają rozpatrzeniu, zgodnie z odrębnymi regulacjami wewnętrznymi określającymi organizację procesu obsługi skarg. Proces rozpatrywania skarg został opisany w Rozdziale Skargi i reklamacje.
-
S1-3
Procedura zgłaszania nieprawidłowości
W PZU i PZU Życie obowiązuje Procedura zgłaszania nieprawidłowości, zgodnie z którą pracownicy mogą zgłaszać zachowania, które można uznać za niezgodne z przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi lub standardami postępowania, w tym normami etycznymi przyjętymi przez Spółkę, skutkujące lub mogące skutkować narażeniem Spółki na ryzyko braku zgodności.
Procedurę tą pracownicy poznają na obowiązkowych szkoleniach z zakresu compliance, dostępnych m.in. na wewnętrznej platformie edukacyjnej. Omawiana jest także na szkoleniu dla nowo zatrudnionych pracowników. Informacje dotyczące standardów zgodności, w tym właśnie sposobu zgłaszania nieprawidłowości, systematycznie trafiają również do zewnętrznych podmiotów współpracujących z PZU, m.in. agentów i kontrahentów.
Reakcja na nieprawidłowości to działanie w interesie PZU, ponieważ pomaga zapobiegać wystąpieniu podobnych zdarzeń w przyszłości, minimalizuje rozmiar strat oraz pozwala na zachowanie przejrzystości zasad funkcjonowania organizacji i wysokiego standardu relacji zawodowych. Osoby zgłaszające nieprawidłowość i osoby, których zgłoszenie dotyczy mogą liczyć na dyskrecję, ochronę danych osobowych oraz zachowanie pełnej poufności pozyskanej informacji.
Zgodnie z obowiązującą „Procedurą Zgłaszania Nieprawidłowości w PZU SA oraz PZU Życie SA” wszelkie informacje o nieprawidłowościach mogą być zgłaszane następującymi kanałami komunikacji obsługiwanymi przez Biuro Compliance:
- dedykowaną infolinię i fax;
- pocztę tradycyjną na adres jednostki compliance;
- dedykowane adresy e-mail;
- dedykowany formularz;
- osobiście – bezpośrednio do pracownika jednostki compliance.
| Liczba zgłoszonych podejrzeń nieprawidłowości w PZU i PZU Życie | 2022 | 2023 |
|---|---|---|
| PZU i PZU Życie | 110 | 119 |
| Liczba potwierdzonych przypadków nieprawidłowości | 2022 | 2023 |
|---|---|---|
| PZU | 39 | 67 |
| PZU Życie | 22 | 28 |
Dobre praktyki PZU i PZU Życie
Procedura zgłaszania nieprawidłowości – zgłoszenia i postępowanie:
- dzięki różnym formom kontaktu z jednostką ds. zgodności pracownik może dokonać zgłoszenia w najbardziej dogodnej dla siebie formie i czasie przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu;
- zgodnie z obowiązującą „Procedurą” postępowania dotyczące zgłoszenia nieprawidłowości w PZU i PZU Życie prowadzą pracownicy Biura Compliance. Osoba, która prowadzi daną sprawę, koordynuje czynności podejmowane podczas postępowania wyjaśniającego, a także dokonuje analizy okoliczności faktycznych i stanu prawnego podanych w zgłoszeniu;
- o wynikach postępowania, dotyczącego spraw o istotnym znaczeniu dla interesu spółki, informowana jest każdorazowo osoba nadzorująca Biuro Compliance, a jeśli zgłoszenie dotyczy tej osoby – prezes Zarządu spółki. Informacja w zakresie zgłoszonych nieprawidłowości podlega raportowaniu do Zarządu i Rady Nadzorczej ramach cyklicznego raportowania ryzyka braku zgodności.
Regulacje w spółkach zależnych
W podmiotach należących do Grupy PZU istnieją niezależne mechanizmy zgłaszania informacji o podejrzeniu, możliwości lub zaistnieniu nieprawidłowości bądź nadużyć.
Pracownicy każdego z tych podmiotów zapoznają się z regulacjami wewnętrznymi w zakresie procedury zgłaszania nieprawidłowości, a sprawy rozpatrywane są przez odpowiednie komórki compliance.
W ubezpieczeniowych spółkach zagranicznych PZU również obowiązują systemy zgłaszania nieprawidłowości. Naruszenia zgłaszane są tam drogą e-mailową, w formie pisemnej oraz osobiście do pracownika jednostki ds. compliance.
We wszystkich spółkach PZU z obszaru zdrowia wdrożono regulacje compliance, w tym m.in. procedurę zgłaszania nieprawidłowości.
Regulacje w spółkach zależnych - banki
Wyrazem zaangażowania Banku Pekao w promowanie kultury korporacyjnej wspierającej zachowania etyczne, zgodne z przepisami prawa, obowiązującymi w banku procedurami i standardami etycznym jest „Procedura zgłaszania naruszeń (whistleblowing) w Banku Pekao S.A.”. Celem tej Procedury jest stworzenie bezpiecznych sygnalizacyjnych dla zgłaszania działań lub zaniechań w banku które są niezgodne z obowiązującym prawem lub mają na celu jego obejście, naruszają regulacje wewnętrzne lub naruszają standardy etyczne. Procedura ma także zagwarantować, że zgłoszone problemy zostaną przyjęte, poddane analizie i właściwie zarządzone, osoba składająca zgłoszenie w dobrej wierze będzie objęta ochroną przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.
W 2023 roku w Banku Pekao dokonano 10 zgłoszeń naruszeń przy wykorzystaniu mechanizmu whistleblowing, natomiast w pozostałych Spółkach Grupy Pekao odnotowano 1 przypadek takiego zgłoszenia.
Alior Bank przykłada dużą wagę do właściwego zorganizowania systemu zgłaszania naruszeń, aby pracownicy mogli łatwo i bez obaw przekazać informacje lub podzielić się wątpliwościami. W tym celu Bank wdrożył „Politykę zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów”. Polityka określa procedury zgłaszania oraz rozpatrywania zgłoszeń nieprawidłowości w miejscu pracy oraz zapewnienia ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi. Uzupełnieniem Polityki zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów jest „Polityka środowiska pracy wolnego od niepożądanych zachowań” oraz „Procedura postępowania dotycząca zgłoszenia niepożądanych zachowań w Alior Bank”, które szczegółowo regulują postępowanie pracodawcy w przypadku otrzymania zgłoszenia występowania nieprawidłowości w środowisku pracy.
Alior Bank zapewnia swoim pracownikom możliwość zgłaszania naruszeń z wykorzystaniem wielu kanałów komunikacji. Zgłoszenie może zostać dokonane telefonicznie, pisemnie lub mailem na specjalnie do tego przeznaczone skrzynki mailowe, w tym równieżbezpośrednio do członków Zarządu lub Rady Nadzorczej. Przyjęty system zgłaszania naruszeń daje możliwość zachowania anonimowości. Bank bezwzględnie wyklucza stosowanie wobec pracownika, który dokonał zgłoszenia naruszenia, jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania. Zapewnia również poufność w przypadku, gdy zgłaszający ujawnił swoją tożsamość lub jego tożsamość jest możliwa do ustalenia. Bank prowadzi politykę informacyjną, której celem jest upowszechnienie wiedzy wśród pracowników o zasadach zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów.