-
G1-2
Normy i standardy
Grupa PZU prowadzi działalność biznesową z poszanowaniem wszelkich przepisów prawa, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, praw człowieka i ochrony zdrowia. Realizowanymi działaniami przyczynia się do kształtowania postaw dostawców.
Polityka zakupowa
Polityka zakupowa w Grupie PZU określa podstawowe zasady procesu wyboru dostawców towarów i usług, a także zasady współpracy i wymiany informacji w obszarze zakupów w Grupie PZU. Obowiązuje ona wszystkie spółki z Grupy PZU, które są stroną porozumienia z 21 marca 2017 roku w sprawie zasad współpracy w Grupie PZU m.in.: PZU Zdrowie, LINK4, TUW PZUW, TFI PZU, PTE PZU, PZU Pomoc, PZU Centrum Operacji, a także spółki Grupy PZU w krajach bałtyckich i w Ukrainie. Bank Pekao oraz Alior Bank obowiązuje porozumienie z PZU o współpracy w ramach obszaru zakupów, którego przedmiotem jest współpraca w celu realizacji synergii zakupowych, wymiany informacji o rynku dostawców i kluczowych zmiennych warunków umów, a także współpraca w obszarze procedur, procesów i narzędzi zakupowych.
Proces zakupowy prowadzony jest w sposób gwarantujący zachowanie zasad uczciwej konkurencji, zaś podmiot zawierający umowę z dostawcą zapewnia w tej umowie możliwość przekazywania informacji o treści umowy do PZU.
Procedura zarządzania dostawcami
W PZU i PZU Życie obowiązuje Procedura zarządzania dostawcami w obszarze rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji dostawców. Zgodnie z nią wpis dostawcy na Listę Kwalifikowanych Dostawców poprzedzają procesy rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji dostawcy.
Dostawca rejestruje się w Bazie Dostawców z własnej inicjatywy lub na zaproszenie pracownika PZU, jeśli nie jest jeszcze wpisany na Listę Kwalifikowanych Dostawców. Wypełnia formularz z danymi i składa oświadczenia o zapoznaniu się i akceptacji „Kodeksu Postępowania i Dobrych Praktyk ESG Dostawców Grupy PZU”.
Pracownik Zespołu Kwalifikacji i Oceny Dostawców w PZU weryfikuje dane i dokumenty zawarte w formularzu, zbiera opinie wewnątrz organizacji. Następnie decyduje o rozpoczęciu procesu kwalifikacji Dostawcy lub jego odrzuceniu.
Polega na ocenie zebranych danych lub dokumentów w odniesieniu do konkretnej kategorii zakupowej. Decyzję o zakwalifikowaniu podejmuje pracownik, a zatwierdza ją kierownik.
| Status Dostawcy | 2022 | 2023 |
|---|---|---|
|
904 | 927 |
|
2 098 | 2 500 |
-
ESRS S2-1
Procedura wyboru dostawców
„Procedura wyboru Dostawców towarów i usług” określa zasady i sposób przeprowadzenia procesu wyboru dostawców w PZU i PZU Życie.
- postępowania przetargowego;
- negocjacji;
- zamówienia z wolnej ręki.
Dokumentacja związana z procesem wyboru dostawcy, w tym: zapotrzebowanie, zaproszenie do postępowania przetargowego i inne dokumenty przetargowe, złożone oferty, dokumenty związane z podejmowaniem decyzji przez komisję przetargową lub zespół negocjacyjny i protokół wyboru dostawcy jest przechowywana przez Biuro Zakupów albo jednostkę spółki samodzielnie dokonującą wyboru co najmniej przez cały okres współpracy z wybranym dostawcą, a następnie jest archiwizowana na zasadach obowiązujących w spółce. Biuro Zakupów ma prawo do weryfikacji zgłoszonego zapotrzebowania pod kątem celowości zakupu oraz opisu przedmiotu zakupu.
| Status Dostawcy | 2022 | 2023 |
|---|---|---|
| Zakończone przez Biuro Zakupów postępowania zakupowe (przetargi, negocjacje, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o informację – RFI) w PZU i PZU Życie | 290 | 319 |
| Łącznie zawartych umów z Dostawcami w PZU i PZU Życie | 8 108 | 8 616 |
-
308-1
-
414-1
Każda firma chcąca podjąć współpracę z PZU, zapoznaje się z „Kodeksem Postępowania i Dobrych Praktyk ESG Dostawców Grupy PZU” i akceptuje jego treść na etapie składania Formularza Rejestracji Dostawcy, w celu dokonania wpisu na Listę Kwalifikowanych Dostawców. Kodeks stanowi zbiór zasad zarówno dla Grupy PZU, jak i dla wszystkich jej dostawców. Prowadzenie działalności zgodnie z tymi zasadami oraz promowanie jego wartości jest ważnym kryterium oceny potencjalnych kontrahentów. Podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Kodeksu oraz akceptacja jego zapisów są również elementem składanych przez Dostawców ofert.
Kodeks definiuje wymagania wobec dostawców w obszarze, środowiska, otoczenia społecznego i ładu korporacyjnego.
Grupa PZU oczekuje od Dostawców respektowania praw człowieka, w tym:
- zapewnienia pracownikom bezpiecznych i ergonomicznych warunków pracy;
- gwarancji godziwego wynagrodzenie oraz poszanowania prawa do wolności zrzeszania się;
- braku tolerancji jakichkolwiek form pracy niewolniczej i przymusowej;
- przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących zakazu pracy dzieci;
- zapewnienia rozwoju kompetencji pracowników;
- dbałości o równowagę między życiem zawodowym i prywatnym;
- równego traktowania w miejscu pracy i niestosowania żadnych praktyk dyskryminujących ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność czy przynależność rasową;
- bezwzględnie zakazuje mobbingu i innych form nękania.
Grupa PZU oczekuje od Dostawców przestrzegania zasad dotyczących ochrony środowiska naturalnego i przeciwdziałania zmianom klimatu, w tym:
- dążenia do recyklingu surowców wtórnych, zmniejszania ilości produkowanych odpadów i segregacji już wytworzonych;
- minimalizacji emisji gazów cieplarnianych, spalin i pyłów;
- racjonalnego wykorzystywania energii elektrycznej i cieplnej;
- dążenia do wykorzystania energii ze źródeł odnawialnych;
- uczestnictwa w działaniach na rzecz ochrony środowiska i odnowy bioróżnorodności;
- promowania pro ekologicznych postaw.
Grupa PZU oczekuje od Dostawców najwyższych standardów ochrony danych osobowych, oraz:
- stosowania najwyższych standardów biznesowych w zakresie zasad uczciwej i wolnej konkurencji oraz rzetelności i wiarygodności w komunikacji z klientem;
- przestrzegania zasad wynikających ze standardów antykorupcyjnych, określonych w Grupie PZU;
- ochrony i nie ujawniania informacji poufnych uzyskanych w toku współpracy;
- przeciwdziałania konfliktowi interesów;
- respektuje własność intelektualną, osobistą i majątkową praw autorskich.
Kodeks Postępowania i Dobrych Praktyk ESG Dostawców Grupy PZU
-
2-25
Przeciwdziałanie korupcji i konfliktowi interesów
Kodeks Postępowania i Dobrych Praktyk ESG Dostawców Grupy PZU stanowi o przeciwdziałaniu korupcji i konfliktowi interesów. Do czynności z tym związanych zobowiązani są również Dostawcy poprzez zakaz przekazywania lub oferowania komukolwiek nienależnych korzyści w zamian za określone działanie, czy też zaniechanie działania. Dostawca respektujący Kodeks unika i zapobiega sytuacjom sprzyjającym powstaniu konfliktu interesów, zarówno w procesie ubiegania się o współpracę z Grupą PZU, jak i w trakcie późniejszego jej trwania.
Ocena ryzyka korupcji to stały element procesu zakupowego. Każdy potencjalny dostawca podlega ocenie ryzyka korupcji na podstawie odpowiedniego kwestionariusza oceny ryzyka. Ponadto zgodnie z Programem antykorupcyjny PZU SA i PZU Życie* , każda umowa o współpracy PZU z partnerem biznesowym powinna zawierać klauzule antykorupcyjne. Jedna z klauzul stanowi potwierdzenie akceptacji przez dostawcę standardów antykorupcyjnych obowiązujących w PZU. Zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmioty współpracujące z PZU i PZU Życie są informowane o obowiązującym w spółce „Programie antykorupcyjnym”.
* Program antykorupcyjny PZU SA i PZU Życia wyznacza standardy postępowania służące ograniczaniu ryzyka korupcji. Opisane w nim ramowe zasady zarządzania ryzykiem korupcji stanowią podstawę dla wprowadzenia szczegółowych przepisów wewnętrznych w poszczególnych obszarach działalności spółki. Program ma na celu utrzymanie reputacji spółki jako firmy uczciwej w zakresie stosowanych praktyk zarządczych i prowadzonych działań biznesowych.
W każdym procesie zakupowym pracownicy PZU będący członkami zespołów zakupowych są informowani o Zasadach zarządzania konfliktem interesów,
Programie antykorupcyjnym oraz o konieczności zgłaszania do odpowiednich jednostek PZU przypadków stwierdzenia możliwości wystąpienia konfliktu interesów. Niezależnie od powyższego, wyższa kadra kierownicza zaangażowana w proces zakupowy, składa oświadczenia w zakresie relacji biznesowych i osobistych z dostawcą rekomendowanym w danym postępowaniu zakupowym.
-
ESRS S2-1
-
ESRS S2-2
Audyty dostawców z elementami ESG
Zespół Audytu Dostawców zajmuje się przeprowadzaniem audytów biznesowych, zarówno tych dostawców, którzy mają zawartą umowę z PZU lub z PZU Życie lub z dwoma spółkami, jak i będących potencjalnymi kontrahentami Grupy PZU. Audyty dostawców realizowane są zgodnie z określonymi priorytetami i kryteriami.
- okresowe – mają na celu cykliczne sprawdzanie dostawców, z którymi współpracuje Grupa PZU. Przeprowadzane są według wcześniej ustalonego planu;
- doraźne – wykonywane są na zlecenie, np. w sytuacji, gdy określony dostawca wymaga pilnego sprawdzenia ze względu na problemy we współpracy lub w ramach sprawdzenia nowego dostawcy.
Audyt dostawcy może być zrealizowany w zakresie podstawowym. Obejmuje wtedy: diagnozę dostawcy przy wykorzystaniu informacji z wewnątrz oraz zewnątrz organizacji, zdalne przeprowadzenie audytu przy użyciu skróconego formularza audytowego wypełnionego przez dostawcę i zamknięcie całego procesu poprzez sporządzenie raportu końcowego i ewentualnej listy zaleceń. Rozszerzona wersja audytu obejmuje audyt na miejscu u dostawcy. Wykorzystuje się w nim więc pełny formularz audytowy wypełniony na miejscu bądź bezpośrednio po wizycie. W audycie rozszerzonym może uczestniczyć także przedstawiciel jednostki merytorycznej. W obu przypadkach tematyka audytu obejmuje między innymi tematy związane z ochroną danych, w tym ochroną danych osobowych oraz ochroną środowiska w zakresie gospodarki zarządzania odpadami. Począwszy od 2022 roku, uwzględnione są również tematy związane z prawami człowieka, prawami pracownika oraz ochroną środowiska pod kątem gospodarki energetycznej, wodnej i zarządzania produkcją.
Od 2023 roku obszar ESG jest obligatoryjny w ramach audytu dostawców.
W przypadku stwierdzenia poważnych naruszeń ze strony dostawcy lub braku wymaganych standardów związanych z poszanowaniem praw człowieka bądź środowiska naturalnego mogą zostać sformułowane stosowne zalecenia dla dostawcy. Na ich podstawie może być przygotowany, wdrożony i monitorowany plan ograniczenia zidentyfikowanego ryzyka.
Współpraca z dostawcami – banki
W Alior Banku w celu zapewnienia najwyższych standardów oraz ograniczenia ryzyk współpracy z nierzetelnym dostawcą, bank w procesie kwalifikacji dostawców opisanym Polityką Zakupową i Zasadami Zawierania Umów stosuje dwustopniowy proces weryfikacji dostawcy.
Na etapie inicjalnym kwalifikacji, dostawcy nawiązujący relacje z Alior Bankiem, w ramach postępowań zakupowych, weryfikowani są w szczególności: w zakresie stabilności finansowej, tzw. sygnałów ostrzegawczych (w dostępnych w publicznych źródłach), weryfikacji list kontrolnych w tym np. w zakresie Listy Ostrzeżeń Publicznych KNF, statusu podatnika, czy też w zakresie incydentów zagrażających czynnościom bankowym.
Dodatkowo obligatoryjne jest złożenie przez dostawców oświadczeń „Etyka Biznesu”, które dotyczą m.in. przestrzegania praw pracowniczych, standardów i obowiązującego prawa w relacji ze środowiskiem, bezpośrednim otoczeniem oraz innymi podmiotami, przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów prawa, zasad etyki i uczciwej konkurencji oraz braku tolerancji dla zachowań korupcyjnych.
Dostawcy kontynuujący współprace z bankiem, dla których wysokość obrotów przekracza 100 tys. zł brutto podlegają bieżącej klasyfikacji tzw. Rocznej Kwalifikacji Dostawców. Obszary weryfikacji są analogiczne jak na etapie inicjalnym.
Przebieg procesów zakupowych w Banku Pekao określają trzy kluczowe regulacje, obowiązujące od 2018 roku: „Polityka zakupowa w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna”, „Zasady realizacji zakupów przez Departament Zakupów w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna” oraz „Zasady realizacji zakupów bez udziału Departamentu Zakupów w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna”.
Dodatkowo, w trosce o działanie zgodne z wartościami banku, Departament Zakupów opracował Kodeks etyki dostawców Banku Pekao S.A., który 4 października 2023 roku został przyjęty przez Zarząd Banku. Kodeks promuje wartości obowiązujące w banku, wskazując jednocześnie kontrahentom oczekiwania, zasady i standardy obowiązujące w Banku Pekao z zakresu ochrony środowiska i zasobów naturalnych, przestrzegania czynników społecznych oraz zasad ładu korporacyjnego. Przedstawiając kontrahentom wzorce i kierunek rozwoju Banku. Dostawcy chcący podjąć współpracę z bankiem zobowiązują się do przestrzegania Kodeksu.
Niezależnie od zasad opisanych w Kodeksie, przy przetargach o wartości powyżej 1 mln zł netto obowiązuje wymóg wypełniania przez dostawców „Formularza Odpowiedzialności Społecznej i Środowiskowej (CSR)”. Formularz zawiera pytania dotyczące uwzględnienia przepisów ochrony środowiska oraz kwestii respektowania praw człowieka w codziennej działalności dostawcy lub kontrahenta. Wszyscy potencjalni oferenci podlegają również weryfikacji pod względem ryzyka korupcji oraz w zakresie list sankcyjnych (listy sankcyjne USA i UE).